En del af NGIN’s ansatte har lige været på workshop i ‘kommunikation på arbejdspladsen’. Her underviste Jes Beck Mateusiak blandt andet i vigtigheden af, at vi forstår at kommunikere forskelligt til vores kolleger.
Vi kender alle situationerne. En mangelfuld mail der fører til et andet resultat end ønsket. Manglende respons på opgaver, som fører til usikkerhed. Eller et zoom-møde hvor der bliver kastet en masse bolde op i luften, men uden at opgaverne egentligt er blevet klart fordelt.
God kommunikation på arbejdspladsen er vigtigt for at undgå misforståelser og konflikter. Derfor tilbød NGIN i sidste uge sine ansatte en workshop i netop dette – værktøjer til god kommunikation på arbejdspladsen. For man kan jo altid blive bedre, og det skulle Jes Beck Mateusiak, Cand.Soc i uddannelsesvidenskab og tidligere HR-konsulent hos NGIN, lære dem.
Ud fra den workshop har vi samlet fem vigtige bulletpoints, som man skal have for øje i den gode kommunikation på arbejdspladsen.
Tænk over, hvor meget information modtageren har brug for
Ofte vil en tommelfingerregel være: jo mere information, du giver, jo større chance er der for, at der ikke opstår misforståelser. Men, vigtige informationer kan også drukne i støj, hvis der kommunikeres alt for meget ud. Så tænk over, at kommunikationen skal være så præcis som muligt – især i overleveringen af en opgave.
Sørg for at vælge en kommunikationskanal, der passer til den information, du skal formidle – og til kulturen på din arbejdsplads
Meget kommunikation på en arbejdsplads foregår skriftligt. Derfor er det også vigtigt at tænke over hvilke kommunikationskanaler, du bruger. I dag findes der et hav af kommunikationskanaler – mail, sms, teams og zoom, bare for at nævne nogle af de mest brugte. Men hvilken kanal du benytter kan have betydning for, hvilket budskab du sender, svartid og beskedens ordlyd. Dette afhænger selvfølgelig også af arbejdspladsen og kulturen, hvorfor det er en god start at være opmærksom på den kultur, der hersker på en arbejdsplads. Hvis alle skriver teams-beskeder, så vil det muligvis blive taget ilde op, hvis du selv kun skriver tørre mails. På den anden side passer en teams-besked måske heller ikke til overleveringen af en opgave, da den muligvis hurtigere forsvinder i mængden. Tænk over hvad formålet er med din besked – og hvor dette bedst udtrykkes.
Tilpas din kommunikationsform til modtageren – tænk over hvilken personlighedsprofil, du kommunikerer til
Det er ingen hemmelighed, at ingeniørverdenen er vild med personlighedsprofiler – alle NGIN’s ansatte tager eksempelvis mindst én i ansættelsesprocessen. Hvordan du kommunikerer til folk, kan afhænge af netop hvilken personlighedsprofil, de har. Selvfølgelig er personligheder dynamiske og kan ændres hele livet, men det kan alligevel være en god kommunikationsstrategi at tænke over, hvilken personlighedsprofil ens kolleger har.
Kommunikerer du til en blå personlighedsprofil, så vil alt for korte deadlines måske være en udfordring. Kommunikerer du til en rød personlighedsprofil, så vil en hel rapport om weekendens personlige eskapader måske være upopulært, fordi denne bare gerne vil have overleveret sin opgave, hvorimod en grøn personlighedsprofil vil værdsætte det. Dette er karikeret og hårdt trukket op, men I forstår vel pointen?
Når vi på ingeniørarbejdspladserne rundt om i landet er så bekendte med personlighedsprofiler, så lad os dog bruge det i kommunikationen. Det kræver selvindsigt – og måske en kende mod – at sige til sin chef eller kollega: “Hvis du gerne vil have det bedste ud af mig, så fungerer jeg bedst, hvis du kommunikerer til mig på den her måde.” Det kan både være i forhold til overlevering af opgaver, feedback eller normal dagligdags kommunikation og det kan være enormt gavnligt for det videre samarbejde – og den gode kommunikation.
Vær anerkendende i din kommunikation med andre
Alle har et ansvar for, hvilken kommunikation som præger arbejdspladsen, hvorfor det er vigtigt, at alle forholder sig til deres egen måde at kommunikere på. Det handler om, at du gør dig bevidst om, hvordan din kommunikation påvirker andre, og derved bliver mere opmærksom på at være anerkendende i din kommunikation. Vær aktivt lyttende – drop multitaskning. Bliv på din egen banehalvdel – det hjælper ikke noget at komme med beskyldninger som “du gør også altid sådan her…”, for det vil ofte skabe forsvarstaler. Vær anerkendende og rosende overfor dine kolleger – alle kan have brug for ros, og der er altid noget at rose. Det skaber glæde og opbygger relationer.
Sørg for at lytte – dialog løser flere problemstillinger end monolog
Det giver nærmest sig selv, men vi har ofte en tendens til godt at kunne lide at høre os selv snakke. Men da selve forudsætningen for kommunikation er to mennesker, så er den bedste kommunikation på arbejdspladsen den, hvor begge – eller flere – parter indgår. Sørg derfor for at skabe dialogerne og drop monologerne. Ingen gider høre på en enetale.
